EBKuS 4.13 (18. April 2024)

Die neue Version beinhaltet vor allem eine veränderte Handhabung der Bundesstatistik. Mit Hilfe der neu eingeführten Bundesstatistikdefinition soll die jährliche Anpassung der Bundesstatistik nach Maßgabe der statistischen Ämter entkoppelt werden von einem Update der EBKuS-Software selbst. Es bedarf lediglich der Bearbeitung der Definitionsdatei, gefolgt von einem Neustart des EBKuS-Servers.

Daneben gibt es einige kleinere neue Features und Fehlerkorrekturen.

Update auf Version 4.13

Das Datenbankschema hat sich gegenüber früheren Versionen verändert. Die Datenbanken sind nicht kompatibel. Beim ersten Neustart einer Instanz mit einer älteren Version ab 4.10 wird ein Update-Skript ausgeführt, das automatisch die vorhandene Datenbank an die neue Version anpasst. Updates sind also ab der Version 4.10 möglich.

Nach dem Kopieren der Dateien der neuen Version in die bestehende Installation ist auf der Kommandozeile im ebkus-Verzeichnis (Homeverzeichnis) das Kommando python configure.py ebkus auszuführen (siehe README-Update-von-4.10-4.12-nach-4.13.txt). Dieser Schritt ist nicht nötig, wenn die Version 4.11 oder 4.12 schon installiert war.

ACHTUNG: Das Handbuch selbst ist noch nicht für die stark veränderte Version 4 aktualisiert! Eine aktuelle Installationsanleitung und die aktuelle Dokumentation der Konfigurationsvariablen findet sich im EBKuS-Wiki zur Konfiguration.

Bundesstatistik

Neue Definitionsdatei für die Bundesstatistik

Im neu eingeführten Verzeichnis bundesstatistik gibt es jetzt für jedes Berichtsjahr ab 2022 eine Datei jghdef_2022.py, jghdef_2023.py, jghdef_2024.py, usw., die alle nötigen Informationen für die Handhabung der Bundesstatistik enthält (Aufbau der Bundesstatistikmaske, Validierung der eingegebenen Daten, Format der Exportdateien, etc.). Das Format dieser Datei ist in der Dokumentation der Bundesstatistikdefinition beschrieben.

Für jedes neue Jahr muss eine neue Datei in diesem Format mit den erforderlichen Änderungen bereitgestellt werden. Gibt es keine Änderungen, kann die Datei im wesentlichen vom Vorjahr kopiert werden.

BerichtseinheitID

Nach dem Update auf die neue Version 4.13 sollte der Anwendungsadministrator als erstes in den Einstellungen sicherstellen, dass die neue Konfigurationsvariable berichtseinheitid korrekt gesetzt ist. Das ist eine 14-stellige Ziffer, bestehend aus dem 8-stelligen Gemeindeschlüssel und der 6-stelligen Einrichtungsnummer. Der Gemeindeschlüssel setzt sich zusammen aus dem Bundesland (2 Ziffern), dem Kreis (3 Ziffern) und der Gemeinde (3 Ziffern). Genaueres findet sich bei der Eingabe unter Einstellungen im Administratormenü.

Die (umständlicheren) Eingabemöglichkeiten dieser Daten in früheren Versionen entfallen damit.

Neue Exportformate

Bisher gab es in EBKuS nur ein Exportformat für die Meldung der Jugendhilfestatistik-Daten an die statischen Ämter. Dieses Format wird voraussichtlich ab dem 01.01.2025 nicht mehr akzeptiert. Daher gibt es jetzt zwei weitere Exportformate, eins für das IDEV Online-Meldeverfahren und ein zweites für das Online-Meldeverfahren eSTATISTIK.core. Bei beiden werden CSV-Dateien verwendet, die von EBKuS für den Export erzeugt werden. Genaueres findet sich in der Dokumentation der Bundesstatistikdefinition.

Auswahl des Berichtsjahrs in der Bundesstatistikmaske

Da die Bundesstatistikmaske in EBKuS je nach Berichtsjahr unterschiedlich ausfallen kann, erfolgt nun die Auswahl des Berichtsjahr durch ein Dropdown-Menü. Dabei wird eine dem Berichtsjahr entsprechende Maske geladen.

Klientenkarte

Individuelle Zuweisung einer abweichenden Löschfrist

Die Löschfrist für eine Akte ergab sich bisher ausschließlich über die Zuordnung der Akte zu einer Aufbewahrungskategorie, wobei die drei Kategorien Beratung, Therapie und Missbrauch vorgegeben sind und jeder Kategorie in den Einstellungen eine Löschfrist zugeordnet werden kann.

Alternativ dazu kann nun bei Bedarf für jede Akte individuell eine abweichende Löschfrist angegeben werden. Ansonsten gilt weiterhin die durch die Aufbewahrungskategorie gegebene Löschfrist. Bei Löschen von Akten durch den Administrator aus Gründen des Datenschutz können dann die Akten, die eine abweichende Löschfrist haben, separat gelöscht werden.

In der neuen Konfigurationsvariablen minimale_loeschfrist kann man eine Löschfrist einstellen, die nicht unterschritten werden darf, wenn man eine abweichende Löschfrist zuweist. Voreingestellt sind 12 Monate.

Mehr Text in Notizfeldern

In die Notizfelder kann man nun mehr Text eingeben, ohne in einen Fehlerzustand zu geraten oder einen Datenverlust befürchten zu müssen.

Administration: Button für die Erstellung eines SQL-Datenbankdumps

Wenn man die neue Konfigurationsvariable sql_sicherung in den Einstellungen als Administrator auf true setzt, erscheint im Administratormenü ein neues Feld SQL-Sicherung. Nach Betätigung des Buttons Sicherung erscheint eine Maske mit einem Button SQL-Datenbankdump erzeugen. Damit kann auf Serverseite ein SQL-Datenbankdump angestoßen werden. In dem Kasten darunter werden die vorhandenen Datenbankdumps angezeigt. Der weitere Umgang mit den Dumps obliegt dem Systemadministrator, der Zugriff auf den Server hat. Normalerweise sollten auf dem Server möglichst automatisch regelmäßig Backups erfolgen, aber manchmal kann es sinnvoll sein, wenn der Anwendungsadministrator selber einen Snapshot der Datenbank zu einem von ihm gewählten Zeitpunkt machen kann.

Fehlerbehebungen

Verschieden Fehler wurden behoben, z.B. bei der Ausgabe von PDF-Dokumenten, wenn die Daten in einzelnen Felder sehr groß war.